Si su negocio compra a un productor, un artesano o un prestador de servicios que no está inscrito como contribuyente del IVA, la ley le pide algo que muchos olvidan: emitir usted mismo un documento que respalde esa compra, la Factura de Sujeto Excluido. Omitirla puede dejarle sin respaldo para deducir el gasto y exponerlo a observaciones de Hacienda.
Qué es la Factura de Sujeto Excluido
Es el documento que emite el comprador, cuando es contribuyente del IVA, para respaldar operaciones con personas que no tienen la calidad de contribuyentes de ese impuesto. El artículo 119 del Código Tributario la regula; el texto transcrito en resoluciones del Centro de Documentación Judicial indica que quien adquiere bienes o servicios de sujetos excluidos debe emitirla. Hoy se emite en formato electrónico dentro del sistema de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) de Hacienda.
Qué datos debe consignar
Según el artículo 119 en el texto citado por la jurisprudencia, la factura debe incluir, entre otros:
- Nombre, dirección y NIT (o DUI u otro documento de identificación) de quien vende.
- Fecha de emisión y los datos de su propio negocio como comprador.
- Descripción del bien o servicio, precio unitario, cantidad, monto total y las retenciones que apliquen.
- Firma de quien vende (o su huella, si no puede firmar) y el número correlativo autorizado por la Administración Tributaria.
En el esquema electrónico, el sistema de Hacienda valida la estructura del documento antes de aceptarlo, por lo que los datos incompletos o erróneos pueden ser rechazados.
Errores frecuentes
- Pagar a un proveedor informal con un simple recibo y sin emitir la factura de sujeto excluido.
- Confundir a un contribuyente del IVA con un sujeto excluido: si el proveedor sí está inscrito, debe entregarle su propio comprobante.
- Registrar datos de identificación incorrectos o incompletos.
- No aplicar las retenciones que correspondan según el tipo de pago, o no conservar el respaldo.
- Emitirla fuera de período o no reflejarla en los registros contables del mes.
Pasos prácticos para su negocio
- Confirme antes de pagar si el proveedor está o no inscrito en IVA.
- Emita el DTE correspondiente al momento de la operación y conserve el comprobante.
- Verifique con su contador si la operación está sujeta a retenciones y cómo declararlas.
- Archive el respaldo del pago y revise el registro al cierre mensual.
Relacionado: libro de compras de IVA y crédito fiscal y asesoría tributaria de IVA y renta.
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Fuentes oficiales y bibliografía
- Centro de Documentación Judicial: texto del art. 119 del Código Tributario (Factura de Sujeto Excluido)
- Ministerio de Hacienda: reformas al Código Tributario sobre facturación electrónica (DTE)
- Hacienda: documentación técnica y funcional de facturación electrónica
- Hacienda: guía de integración de facturación electrónica
- Asamblea Legislativa: Código Tributario y decretos de reforma
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría profesional para su caso concreto. Los plazos, tasas y requisitos pueden cambiar; verifíquelos en las fuentes oficiales.
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